Privacyverklaring Vereniging Vrienden van het Elisabeth Weeshuis Museum
Welke persoonsgegevens beheert de Vereniging?
De Vereniging houdt een ledenadministratie waarin alleen die gegevens van de leden zijn opgenomen, die voor het functioneren van de Vereniging van belang zijn zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
De vereniging kent geen andere gegevensverzamelingen waarin persoonsgegevens van de leden zijn opgenomen.
De in de ledenadministratie opgenomen gegevens worden uitsluitend aangeleverd door de leden zelf bij het aangaan van het lidmaatschap, hetzij mondeling aan een bestuurslid, hetzij schriftelijk, hetzij via de aanmelding op de website.
Hoe is het beheer geregeld?
De ledenadministratie bestaat uit een zogenaamd Excel-bestand. De persoonsgegevens worden handmatig ingevoerd, gewijzigd en verwijderd.
Alle digitale verenigingsdocumenten, dus ook de ledenadministratie, zijn opgeslagen in een beveiligde cloud.
Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
De persoonsgegevens van de leden van de vereniging worden gebruikt om de leden persoonlijk te benaderen t.b.v. contributie-inning en verenigingsactiviteiten.
De namen van de leden worden aan het Elisabeth Weeshuis Museum op papier beschikbaar gesteld om het Museum de mogelijkheid te bieden om te checken of een persoon die aangeeft op basis van het Museumvriendschap gratis het museum te kunnen bezoeken, daartoe inderdaad gerechtigd is.
De gegevens worden niet aan anderen ter inzage aangeboden.
Gegevensbescherming
De in de cloud opgeslagen persoonsgegevens zijn uitsluitend bereikbaar voor daartoe bevoegde verenigingsfunctionarissen zoals bestuursleden en uitvoerder financiële administratie.
Bij gebruik van de gegevens geschiedt dit per geprinte sticker of per e-mail, waarbij de verzending per e-mail in een BCC-modus wordt uitgevoerd.
Bevoegden
Voor het bewerken van de gegevens, zoals opname, wijziging of uitschrijven uit de Vereniging zijn uitsluitend bevoegd de daartoe aangewezen bestuursleden (secretaris en penningmeester) en uitvoerder van de financiële administratie.
Bewaartermijn
De gegevens van de leden worden na 1 jaar na uitschrijving uit de gegevensverzameling verwijderd.
Rechten van leden
Leden hebben het recht op inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens uit de ledenadministratie van de Vereniging. Zij kunnen hiertoe schriftelijk of mondeling bij het bestuur een verzoek indienen.
Het bestuur zal daartoe binnen 1 maand aan het verzoek voldoen.
Datalek
De Vereniging maakt gebruik van de digitale faciliteiten van het Museum en opslagprovider.
De Vereniging is volgend in geval van een opgetreden Datalek, hetgeen wil zeggen dat de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens niet door de Vereniging zelf wordt gedaan, maar door de beheerder van die faciliteiten. Wel zal de Vereniging de leden zelf informeren over de gevolgen en de door de faciliteitbeheerders en Vereniging getroffen maatregelen ter voorkoming van herhaling.